Tổ chức Hội nghị khách hàng cũng giống như những sự kiện khác; luôn cần một quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bài bản, chuyên nghiệp. Nếu không xác lập được quy trình này; sẽ không rạch ròi trong từng khâu và công việc cần thực hiện. Gây khó khăn trong việc tổ chức.
Contents
Xác định mục đích sự kiện
< đặt tiệc đám cưới ="font-weight: 400;">Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng là xác định mục tiêu mà hội nghị hướng đến.
Để làm rõ được nội dung này; doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu xem họ hướng đến đối tượng nào? Với ý nghĩa gì? Lợi ích sau khi tổ chức là gì?
<figure id="attachment_16139" aria-describedby="caption-attachment-16139" style="width: 921px" class="wp-caption aligncenter">
<figcaption id="caption-attachment-16139" class="wp-caption-text">
Bất kỳ sự kiện nào cũng phải có mục đích và mục tiêu. Vì nó là thước đo đánh giá sự thành công của một sự kiện (Nguồn: Internet)
</figcaption>
</figure>
Lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp
Địa điểm, thời gian là 2 yếu tố chủ chốt khi bắt tay vào tổ chức sự kiện.
< đặt tiệc đầy tháng ="font-weight: 400;">Trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần có một thời điểm cụ thể. Nên chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối để thuận tiện cho khách mời hơn.
Bên cạnh đó, khi xác định được mục đích tổ chức; chắc chắn, doanh nghiệp sẽ chọn được địa điểm phù hợp.
<figure id="attachment_23690" aria-describedby="caption-attachment-23690" style="width: 2560px" class="wp-caption aligncenter">
<figcaption id="caption-attachment-23690" class="wp-caption-text">
Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc (Nguồn: Caterer.vn)
</figcaption>
</figure>
Xin giấy phép thực hiện
Mọi sự kiện lớn nhỏ đều cần phải xin giấy phép hoạt động của chính quyền địa phương. Đặc biệt là những sự kiện ngoài trời, có treo băng rôn quảng cáo.
Để thuận tiện trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng; vấn đề xin cấp phép cần được thực hiện trước tiên ngay sau khi đã chọn được địa điểm.
Xây dựng kịch bản chi tiết
Kịch bản chi tiết chính là nội dung chính của toàn bộ sự kiện. Cái mà ảnh hưởng đến thành công nhiều nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng.
Kịch bản cần bao gồm toàn bộ các tiết mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, cũng như rủi ro cần tránh,… càng cụ thể càng dễ thực hiện.
<figure id="attachment_23678" aria-describedby="caption-attachment-23678" style="width: 2560px" class="wp-caption aligncenter">
<figcaption id="caption-attachment-23678" class="wp-caption-text">
Một kịch bản chi tiết sẽ giúp cho chương trình diễn ra suôn sẻ hơn. (Nguồn: Caterer.vn)
</figcaption>
</figure>
Phân công và điều phối nhân sự
Như đã đề cập ở trên, việc phân công nhân sự sẽ được ghi chi tiết trong kịch bản.
Tuy nhiên cũng cần phổ biến công việc của từng người, tạo môi trường làm việc theo nhóm. Có sự hỗ trợ, giám sát lẫn nhau một cách thuần tục, nhuần nhuyễn nhất.
Gửi thư mời
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tiếp theo là công đoạn gửi thư mời. Thư mời không chỉ là để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với khách mời.
Nên gửi thư mời từ sớm, ít nhất là 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Để khách mời xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…
Công tác chuẩn bị trước chương trình
Để đến bước chuẩn bị trước chương trình, còn rất nhiều khâu set-up khác. Chẳng hạn như dựng sân khấu- âm thanh – ánh sáng; kê bàn ghế; trang trí; thuê văn nghệ,….
Nhưng trước khi chương trình được tổ chức; cần kiểm tra lại tất cả các hạng mục, tổng duyệt sân khấu, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự,… Nhằm đảm bảo mọi thứ đều theo đúng kịch bản trước khi hội nghị bắt đầu.
Chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình
Chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng nhất sau mỗi sự kiện. Nó sẽ cho doanh nghiệp biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.
Hơn hết, đây cũng là cơ hội để thể hiện sự quan tâm của mình với khách hàng. Khẳng định được hình ảnh và ấn tượng doanh nghiệp để thu hút khách hàng sau này.
<figure id="attachment_23667" aria-describedby="caption-attachment-23667" style="width: 2560px" class="wp-caption aligncenter">
<figcaption id="caption-attachment-23667" class="wp-caption-text">
Không gian và thời gian phù hợp không chỉ tạo sự thoải mái cho người tổ chức mà còn cho khách mời dễ dàng sắp xếp công việc. (Nguồn: Caterer.vn)
</figcaption>
</figure>
Hãy để quy trình tổ chức hội nghị khách hàng này được hiện thực hóa bởi Caterer.vn; cùng những kinh nghiệm trực quan của mình. Chúng tôi, những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong tất cả các sự kiện lớn nhỏ, trong và ngoài nước.
Tìm hiểu thêm:
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng với 7 bước chuyên nghiệp
